Functieomschrijving:
Projectleider Digitaal Zaakgericht Werken
Inzet, Contractvorm & Context
-
Opdrachtgever: Gemeente Maastricht
-
Startdatum: 17 augustus 2026
-
Einddatum: 27 juni 2027 (met optie tot verlenging)
-
Uren per week: 24 - 40 uur per week (minimaal 3 dagen, maximaal 5 dagen)
-
Tarief: Maximaal € 110,- per uur (all-in, excl. BTW)
-
Schaalindicatie: Schaal 11
Belangrijke contractuele informatie: > Gemeente Maastricht zoekt voor deze positie professionals die ingezet kunnen worden op basis van een detacheringsovereenkomst of loondienst. Vanwege de organisatorische inbedding, de gezagsverhouding en de doorlopende inspanningsverplichting binnen het team, staat deze tijdelijke positie enkel open voor medewerkers in loondienst of professionals die via een detacheringsconstructie bemiddeld worden.
1. Functiedoel / Opdracht
Het betreft hier een tijdelijke opdracht op basis van minimaal 3 dagen (24 uur) en maximaal 5 dagen (40 uur) per week. De projectleider is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het verbeterplan informatie- en archiefbeheer, bestaande uit meerdere KPI-gedreven verbeterlijnen. De rol richt zich op het realiseren van structurele verbeteringen in processen, compliance en samenwerking binnen de organisatie, met oog voor de Archiefwet en organisatiebrede implementatie.
De projectleider levert daarom niet alleen inhoudelijke expertise, maar speelt ook een verbindende en veranderkundige rol binnen de kaders van het verbeterplan.
2. Plaats van de functie in de organisatie
-
Organisatieonderdeel: Informatie & Automatisering (I&A) / team Realisatie
-
Rapporteert aan: Teammanager DIM / Kwaliteitsborger
-
Functioneel samenwerkingsverband: DIM-adviseurs, management DIM/Archief, strategisch adviseur
De projectleider wordt geworven door de teammanager Realisatie (waar alle projectleiders I&A in zijn ondergebracht), maar is in dit geval “dedicated” voor het vervullen van deze opdracht aan team DIM:
-
Adviseert de teammanager DIM inzake alle aspecten van de opdracht en voert deze in samenspraak met de teammanager DIM uit;
-
Werkt samen met andere DIM-adviseurs en strategisch adviseurs binnen het kader van de opdracht;
-
Is niet hiërarchisch leidinggevend, maar heeft een richtinggevende en coördinerende rol.
De functie vraagt om sterke communicatie, zelfstandigheid, overtuigingskracht en het vermogen om te opereren in een politiek-bestuurlijke context.
3. Kerntaken en verantwoordelijkheden
De projectleider is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het verbeterplan informatie- en archiefbeheer, bestaande uit meerdere KPI-gedreven verbeterlijnen.
-
Aansturen en coördineren van meerdere werkgroepen rond 6 KPI’s (eventueel aangevuld met een 7e KPI op het gebied van analoge archivering);
-
Bewaken van planning, voortgang en kwaliteit (o.a. via PDCA-cyclus en rapportagestructuur);
-
Verbinding leggen tussen lijnorganisatie, specialisten (DIM/PB&A), concern control en IT-audit;
-
Stimuleren van eigenaarschap in de business voor informatiebeheer;
-
Inrichten en borgen van een projectmatige aanpak met onafhankelijke kwaliteitscontrole;
-
Rapporteren aan DT/MT en ondersteunen van besluitvorming;
-
Resultaat: minimaal gelijk blijven op de huidige ranking/tredes (provinciaal horizontaal toezicht).
Daarnaast is de projectleider verantwoordelijk voor gelieerde projecten zoals:
-
Verbetertraject Djuma: basis op orde van het zaakgericht werken met Djuma;
-
Doorzoekbaar en vernietigbaar maken van niet-gestructureerde digitale archieven: structureren en sturen op de inrichting van Alice.
4. Competenties
-
Project- en programmamanagement: Aantoonbare ervaring met complexe verbeter- of verandertrajecten. Sterk in plannen, structureren en prioriteren. Ervaring met governance, rapportages en stakeholdermanagement.
-
Change Management: Stimuleren van gedragsverandering en awareness in de organisatie. Omgaan met weerstand en eigenaarschap beleggen in de lijn. Ervaring met implementatie van nieuwe werkwijzen en kaders.
-
Stakeholdermanagement: Brugfunctie tussen management, specialisten en uitvoering. Politiek-bestuurlijke sensitiviteit (werken richting DT/portefeuillehouder). Samenwerking met control, IT-audit en eventueel externe partijen zoals leveranciers.
-
Analytisch en kwaliteitsgericht: Vermogen om KPI’s, audits en kwaliteitszorgsystemen te vertalen naar deliverables, acties en producten. Ervaring met kwaliteitsmanagement en compliance (bijv. PDCA, controlesystemen). Oog voor samenhang tussen processen, systemen en regelgeving.
-
Resultaatgericht: Stuurt actief op realisatie van doelen en mijlpalen. Durft bij te sturen bij achterstanden (meerdere KPI’s lopen nog achter op planning). Houdt focus in een complex en meerjarig traject.
-
Communicatieve vaardigheden: Het effectief overbrengen van doelen, het verbinden van de verschillende disciplines, het managen van verwachtingen van alle betrokkenen en het vertalen van de KPI's naar concrete resultaten.
5. Kennis en ervaring
Inhoudelijke kennis
-
Affiniteit met of kennis van wet- en regelgeving inzake informatiebeheer en archiefbeheer (incl. nieuwe Archiefwet);
-
Kennis van de werking van DMS, Zaaksystemen en Enterprise search engines;
-
Kennis van digitale informatiehuishouding (o.a. metadata, e-depots, applicaties, migraties);
-
Kennis van kwaliteitszorg en compliance;
-
Kennis van de overheidscontext en governance.
Methodische kennis
-
Projectmanagementmethodieken (bijv. PRINCE2);
-
Kwaliteitsmanagement (PDCA, auditsystematiek);
-
Verandermanagement.
Ervaring
-
Ervaring binnen de (semi-)overheid of publieke sector is een pré;
-
Ervaring met informatiebeheer- en digitaliseringstrajecten;
-
Ervaring met het aansturen van multidisciplinaire teams;
-
Ervaring in het werken met KPI’s.
6. Persoonlijk profiel
De ideale projectleider:
-
Kan werken in een organisatie waar niet alles is uitgekristalliseerd;
-
Accepteert dat verandering tijd kost, maar stuurt wel op richting, prioriteit en de binnen het verbeterplan gestelde doelen;
-
Is zichtbaar en benaderbaar, zonder zich te laten meeslepen in operationele details;
-
Beschikt over gezag op inhoud én gedrag.